Die Software T@imtable: Aus der Praxis – für die Praxis!

Registrierung & Anmeldung für Praxen

Die Idee der online Terminierung ist aus der Praxis entstanden. Viele Praxen haben keine Anmeldung oder besetzen die Anmeldung zeitlich nur begrenzt. Eine gewünschte Terminierung ist oft schwierig, da man als Leistungserbringer seinen Terminplan mit dem Terminplan seines Kunden abgleichen muss. Bei der online Terminierung T@imtable ist es so, dass der Kunde sich einfach frei Termine aussuchen kann und von zu Hause und Unterwegs aus buchen kann und verschieben kann.

Das Ziel:

• Mehr Zeit zum behandeln.
• Weniger Kosten für Terminierungskräfte.

Das leistet T@imtable als online Terminierung:

• Termine von überall aus vereinbaren und verschieben (Herkömmliche Terminverwaltung ist auch ohne Mailadresse weiterhin möglich!)
• Terminwunsch Eingabe (Bei einem Leistungserbringer/Therapeuten oder auch bei einer Praxis mit mehreren Mitarbeitern)
• Bei Terminabsage (auch kurzfristig) werden Kunden/Patienten informiert, die kurzfristige Termine wünschen (Auswahlbutton). Bei Terminabsage: Die Ausfallstunden-Sperrstunden sind individuell wählbar.
• Notfallterminvereinbarung
• Die Terminierung ist pro Leistungserbringer/Behandler als Einzelpraxis, für mehrere Mitarbeiter und auch als Praxisgemeinschaft zu nutzen.
• Es existiert eine Raumplanung.
• Rechnungen & Berichte können als pdf hochgeladen werden und mit dem individuellen Passwort des Kunden runtergeladen werden (Sichere Rechnungsübermittlung gemäß DSGVO § BDSG)
• Automatische, daztenschutzkonforme Löschfrist der Datensätze.

Folgendes Problem wird somit gelöst:
Die Gerichte haben schon in vielen Urteilen dieses bestätigt, dass im Falle eines Ausfalls der Termin mit dem zu erwartenden Umsatz vom Patienten zu zahlen ist (§ 615 BGB: „Kommt der Dienstberechtigte mit der Annahme der Dienste in Verzug, so kann der Verpflichtete für die infolge des Verzugs nicht geleisteten Dienste die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne zur Nachleistung verpflichtet zu sein.“)
Auch im Krankheitsfalle ist dieses Risiko, ebenso wie bei Grippe und anderen Epidemien, nicht auf den Leistungserbringer übertragbar.

Mit T@imtable online Terminierung wird dieses Risiko für den Kunden/Patienten und den Leistungserbringer/Behandler minimiert, da über das System Patienten automatisch in Sekunden informiert werden, die einen kurzfristigen Termin wünschen.

Terminausfallquote: fast 0 %!

Kosten:

• Kunden/Patienten: kostenlos
• Leistungserbringer/Behandler: 49,99 € inkl. gesetzl. Mwst./Monat (monatl. kündbar)

Bezahlung:

• Bei Rücklastschriften wird eine Gebühr von 30,-€ erhoben
• Bei Nichteinlösung von 3 aufeinander folgenden Monaten erlischt der Nutzungsvertrag: Allgemeine Geschäftsbedingungen t@imtable

Vorteile nur bei uns:
– Sie buchen unseren Abrechnungskurs und können ihn anschließend jährlich kostenlos wieder besuchen.
– Anschließend können Sie über unsere Mailhotline ALLE Fragen zum Thema Abrechnung & Erstattung individuell lösen lassen.
– Praxisoptimierung nur für Sie als Kunde buchbar (näheres ausschließlich auf dem Abrechnungsseminar)

Datenübertragung von anderen Software
– Häufig sind die Schnittstellen Fehlerbehaftet und man muss die alten Software noch Jahre zur Nachweispflicht behalten.
– Die Patientendaten (Kontaktdaten) sind oft veraltet.
– Bei t@imtable trägt jeder Patient seine Kontaktdaten selber ein und ist selber verantwortlich dafür.Somit sind die Daten immer aktuell. Der Patient kann seine Behandlungsberichte selber verwalten und über t@imtable an andere Leistungserbringer (Ärzte, HP`s, Therapeuten) per Mail einen Downloadlink (Datenschutzkonform) versenden lassen.
– T@imtabel wird demnach nach und nach in den Praxisalltag eingeführt. So werden Fehler minimiert und die Praxis schonend an ein neues System herangeführt.

Behandlersicht

HILFS-ERKLÄRUNGSVIDEO ACCOUNT ANLEGEN

HILFS-ERKLÄRUNGSVIDEO PATIENTENVERWALTUNG, HOCHLADEN VON DOKUMENTEN, BERICHTEN, RECHNUNGEN

• Kalenderansicht: Die Terminierung ist in unterschiedlichen Zeitfenstern möglich (15-Minuten-Taktung).
• Der Patienten-Link für Ihre Praxis befindet sich in Ihrem t@imtable-Account, links im Menü unter dem Punkt "Daten der Einrichtung" im Kasten "Personalisierte Seite Ihrer Praxis". So lautet der Kundenlink für Medotrain: https://taimtable.de/site/account/start.php?iid=5

• Arbeitszeiten festlegen: Es ist möglich mehrer Pausen einzutragen.
• Ausnahmen zu Arbeitszeiten hinzufügen: Wenn Sie mal am Abend einen Patienten als Notfall dran hängen müssen.
• Urlaub, Krankheit, Fortbildung eintragen:
• Beratungsform/Behandlung anlegen: Hier können Sie die Anzahl, der Termine die maximal von einem Kunden pro Behandlungsform gebucht werden können festlegen und zusätzlich andere Stornierungszeiträume eintragen. Ebenso können Sie hier eintragen, ob eine andere Behandlungsform vorher gebucht werden soll (z.B. Einen Ersttermin, der 90 Minuten dauert, wenn die eigentliche Behandlung 60 Minuten dauert). Falls diese Behandlung nur zu bestimmten Zeiten oder Räumen buchbar ist, dann können Sie das auch hier eintragen.
• Benachrichtigungen: Hier könenn Sie eingeben, wenn Sie per Mail benachrichtigt werden wollen, wenn ein Patient einen Termin vereinbart, storniert oder verschiebt.
• Praxisdaten: Hier finden Sie zusätzlich den Link zum einfügen auf Ihrer Internetseite.
• Praxiseinstellungen: Hier können Sie einstellen, wie viel Termine allgemein ein Patient sich vergeben darf (Häufig nutzen Patienten einen Account für die ganze Familie) und wie viel Stunden vor dem Termin eine Stornierung möglich ist.
• Raumplan: Sie können in unterschiedlichen Räumen verschiedenen Behandlungen takten (Infusionen, Beratung, Behandlung, Geräte, etc.)
• Mitarbeiter anlegen: Hier legen Sie Ihre Mitarbeiter über die Mailadresse an: Eine Raum- und Behandlungszuordnung ist hier ebenfalls möglich.
• Hier laden Sie die Rechnung und evtl. ein Dokument oder Bericht zur Behandlung gemäß § 630f Abs. 1 BGB für den Patienten hoch, Diese Daten werden gemäß der DSGVO/BDSG (Die Patientendokumentation muss aufbewahrt werden, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO) oder einer Löschung satzungsgemäße oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen (§ 35 Abs. 3 BDSG). Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO definiert auch für Patienten das „Recht auf Vergessenwerden“. Personenbezogene Daten sind unverzüglich zu löschen, sofern diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Dennoch darf die Patientendokumentation nicht sofort nach Behandlungsende vernichtet werden. Ist die Zehnjahresfrist erfüllt, sollte geprüft werden, ob die Unterlagen vernichtet werden können. Allerdings gibt es für bestimmte Patientenunterlagen längere Fristen. So sieht z. B. die Strahlenschutzverordnung Aufbewahrungsfristen von 30 Jahren vor.) & USTG (Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt 10 Jahre, § 14 b Abs. 1 Satz 1 UStG. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird, § 14 Abs. 1 Satz 3 1. Halbsatz UStG.)
• Rechtliche Angaben zur Praxis: Hier legen Sie Ihre AGB`s und die Datenschutzvereinbarung fest.
• Vertragsdaten: Hier finden Sie Ihre Vertragsdaten mit t@imtable sowie Ihre angegebenen Bankdaten und die Kündigungsmöglichkeit.

Patientenansicht

HILFS-ERKLÄRUNGSVIDEO

• Terminübersicht/Terminvereinbarung:
• Termin buchen: Sie sind Ihrer Praxis zugeordnet, wenn Sie sich über den Link Ihrer Praxis angemeldet haben mittels Mailadresse und Passwortvergabe über einen zugesendeten Link. (Alternativ kann auch Ihr Behandler Ihren Account anlegen und für Sie freischalten bzw. den Anmeldelink wiederholt zusenden.) Sie könenn sich hier einen Tag und Tageszeit möglicher Termine durch Vorauswahl anzeigen lassen und auswählen.
• Kein passender Termin für Sie dabei? Auch für kurzfristige Termine gibt es Lösungen: Sie werden per Mail sofort informiert, wenn ein Termin durch Verschiebung/Stornierung frei wird.
• Dokumentenverwaltung: Hier finden Sie Ihre Laborergebnisse o.ä., die Ihr Behandler datenschutzkonform hier hochladen kann. Diese können von hier datenschutzsicher per Info-Einladungen einen anderen Behandler weitergesendet werden.
• Rechnungsverwaltung: Hier finden Sie zu jedem Termin Ihre Rechnung, die Ihr Behandler Ihnen datenschutzkonform hier hochladen kann.
• Berichtverwaltung: Zu jeder Behandlung gehört ein Bericht, der hier datenschutzkonform vom Behandler hochgeladen werden kann.
• Datenverwaltung: Hier können Sie Ihre Datenverwalten.
• Mail- und Passwortverwaltung: